IFRS 16 i praktiken: fem områden att kontrollera

IFRS 16 gäller för räkenskapsår som börjar den 1 januari 2019 eller senare. Korrekt redovisning kräver både tillförlitliga avtalsuppgifter och dokumenterade bedömningar.

Hur mycket ett fel påverkar redovisningen beror på betalningarnas storlek, tidpunkt och leasingperiod. Antalet lokaler räcker inte för att bedöma beloppet.

Nedan går vi igenom fem riskområden i IFRS 16-redovisning av kommersiella hyresavtal — och hur du fångar dem.

Vad IFRS 16 faktiskt kräver, kort

IFRS 16 ersatte IAS 17 och gäller för räkenskapsår som inleds 1 januari 2019 eller senare. Den centrala förändringen var att leasetagarens distinktion mellan operationell och finansiell leasing försvann. Nu ska i princip alla leasingavtal — inklusive hyresavtal för kontor, butiker och lager — redovisas i balansräkningen, med begränsade undantag för korttidsleasing (högst 12 månader och utan köpoption) och leasing av lågvärdesobjekt.

Två poster uppstår vid leasingstart:

• Nyttjanderättstillgång ("right-of-use asset"). Representerar rätten att använda lokalen.
• Leasingskuld. Representerar skyldigheten att betala framtida leasingavgifter.

Leasingskulden beräknas som nuvärdet av ännu obetalda leasingbetalningar som omfattas av värderingen, diskonterade med avtalets implicita ränta om den lätt kan fastställas. I praktiken är den nästan aldrig känd för hyresavtal, så leasetagarens marginella låneränta (incremental borrowing rate, IBR) används istället.

Skulden ökar med ränta och minskar med betalningar. Nyttjanderätten skrivs av enligt standardens regler, ofta linjärt över leasingperioden för lokaler. Med jämna betalningar ger ränta och avskrivning tillsammans normalt högre kostnad i början än i slutet.

Det är grundprincipen. Det är när man ska tillämpa den på 30 hyresavtal med olika villkor, indexklausuler, optionsrätter och hyresfria perioder som det blir svårt.

Misstag 1: Fel diskonteringsränta

Diskonteringsräntan påverkar skuldens startvärde och räntekostnaderna. Testa känsligheten mot alternativa räntor och dokumentera varför den valda räntan passar avtalet.

De typiska felen:

• WACC används istället för IBR. Företagets vägda kapitalkostnad inkluderar avkastningskrav på eget kapital och ligger normalt klart över den marginella låneräntan — och den är fel ränta enligt standarden oavsett nivå. Det här är ett sådant fel som börjar med att någon "räknat på det enklaste sättet" och som sedan blir kvar för att alla leasingavtal följer samma princip.
• Samma ränta används för alla avtal oavsett löptid. IBR ska spegla motsvarande löptid, säkerhet, tillgångsvärde och ekonomisk miljö. Olika löptider behöver bedömas, men leder inte automatiskt till olika räntor.
• Räntan uppdateras inte vid omförhandlingar eller väsentliga ändringar. När leasingperioden ändras — exempelvis genom att en optionsrätt nu bedöms som "rimligt säker" att utnyttjas — ska en uppdaterad diskonteringsränta användas vid omräkningen. Vid rena indexuppräkningar däremot används den ursprungliga räntan.

Lösningen är att etablera en räntepolicy som är dokumenterad, daterad och som täcker olika löptider och valutor. Treasury-avdelningen är rätt avsändare. Revisorer letar efter just det här när de bedömer rimligheten.

Misstag 2: Indexerade hyror hanteras fel

För indexberoende betalningar anger IFRS 16 hur startvärdering och senare omvärdering ska göras. En prognos över framtida inflation ska inte byggas in i startvärdet.

Grundregeln (IFRS 16.27 b): vid leasingstart värderas leasingskulden med den hyresnivå som gäller då. Inga prognoser om framtida inflation eller indexutveckling ska byggas in. När indextillägget faktiskt får effekt — typiskt vid årsskiftet — ska leasingskulden räknas om enligt IFRS 16.42 b, med den ursprungliga diskonteringsräntan oförändrad, och nyttjanderättstillgången justeras med samma belopp.

De vanliga felen är två:

• Omräkningen sker vid fel tidpunkt. SCB publicerar oktoberindex i mitten av november, och den nya hyran träder i kraft från 1 januari. Omvärderingen ska enligt IFRS 16.42 b göras när justeringen får effekt på betalningarna — alltså vid årsskiftet, inte enbart för att indexet publiceras. Bedöm när justeringen enligt avtalet får effekt på kassaflödena. Det här är värt att synka med er revisor och dokumentera som princip.
• Omräkningen görs inte alls. I företag med många avtal och manuell hantering händer det att vissa avtal helt enkelt missas. Indextillägget faktureras och betalas, men leasingskulden uppdateras inte. Skulden i balansräkningen reflekterar då inte de framtida kassaflödena. Det blir en kvalitativ avvikelse som revisorn kommer fråga om.

Misstag 3: Optionsrätter bedöms inkonsekvent

I många hyresavtal finns en option att förlänga med ytterligare en period — typiskt tre år åt gången — om hyresgästen inte säger upp. Frågan IFRS 16 ställer är: är det "rimligt säkert" att optionen kommer att utnyttjas?

Förlängningsperioder ingår när utnyttjandet bedöms som rimligt säkert. Omprövning krävs vid relevanta väsentliga händelser eller förändringar inom leasetagarens kontroll, inte vid varje ändrad marknadsförväntan.

De typiska felen:

• Alla optioner antas utnyttjas. Ett generellt antagande att alla optioner utnyttjas kan övervärdera skulden. Bedöm omständigheterna för de berörda avtalen.
• Inga optioner antas utnyttjas. Motsatt fel. Om företaget faktiskt har gjort betydande investeringar i lokalen eller har en verksamhet som är beroende av just den platsen så är det inte rimligt att anta att avtalet upphör vid första möjliga tillfälle.
• Bedömningen görs vid avtalsstart men omprövas aldrig. När förutsättningarna förändras — exempelvis att en hyresgästanpassning gjorts som binder verksamheten till lokalen — ska bedömningen omprövas. Det missas ofta.

Lärdomen: dokumentera grunderna för bedömningen vid avtalsstart. Standarden kräver omprövning när något väsentligt inträffar som ligger inom er kontroll — en återkommande intern genomgång är ett bra sätt att fånga de händelserna i tid.

Misstag 4: Hyresfria perioder och hyresgästanpassningar räknas fel

En hyresfri period ska framgå av betalningsschemat. Ett kontant leasingincitament som erhålls vid eller före start minskar nyttjanderättens anskaffningsvärde. Ett incitament som ska erhållas senare beaktas i värderingen av betalningarna. Bidrag till anpassningar behöver bedömas efter sin innebörd.

Använd betalningarnas faktiska tidpunkter. Om en inledande hyresfri period ersätts med samma genomsnittshyra varje månad tidigareläggs en del av betalningarna. Vid positiv diskonteringsränta blir nuvärdet då högre än med det korrekta betalningsschemat.

För hyresgästanpassningar måste man bedöma vem som kontrollerar tillgången och vad en ersättning avser. Vem som betalar fakturan avgör inte ensamt redovisningen. En ersättning kan vara ett leasingincitament; hyresgästens egna förbättringsutgifter prövas separat enligt IAS 16.

Distinktionen är inte alltid självklar i avtalstexten. Det är värt att granska varje nytt avtal med specifik blick på just incitament.

Misstag 5: Variabla avgifter blandas ihop med fasta

IFRS 16 skiljer på olika typer av leasingbetalningar. Det här är en distinktion som inte sitter automatiskt:

• Fasta avgifter ingår i leasingskulden från start.
• Variabla avgifter som beror på index eller räntesats ingår från start (med initial nivå) och justeras när index ändras.
• Variabla avgifter som beror på något annat — typiskt omsättning i butikslokaler — ingår inte i leasingskulden alls, utan kostnadsförs när de uppstår.

Felet uppstår när ett företag har omsättningsbaserad hyra med ett minimum (typisk struktur i retail) och sätter hela hyran som fast. Då blir leasingskulden för stor och resultaträkningen får inte den rörlighet som omsättningshyran egentligen ger.

Den korrekta hanteringen: minimibeloppet ingår i leasingskulden som fast avgift, den rörliga delen kostnadsförs när omsättningen utlöser den.

Praktiskt: så fångar du dessa fel

För dig som sitter med IFRS 16-redovisning är det här de tre granskningar som brukar avslöja mest:

• Diskonteringsräntan. Stäm av mot en aktuell räntepolicy. Finns det ingen är det ett fynd i sig.
• Leasingskuldens omvärdering vid indexändringar. Ta tre slumpvis utvalda avtal med stora hyresjusteringar de senaste två åren och kontrollera att skulden faktiskt räknades om vid rätt tidpunkt med rätt ursprunglig diskonteringsränta.
• Optionsbedömningarna. Ta tre avtal med optioner och be om dokumentationen kring varför optionen bedöms som rimligt säker eller inte. Om dokumentationen är generisk eller saknas är det ofta där felen finns.

När Excel inte längre räcker

Excel kan användas om beräkningar, ändringar och avstämningar har tillräckliga kontroller. Komplexitet och arbetsflöden är viktigare än en generell gräns för antal avtal.

IFRS 16 anger ingen gräns för när Excel måste ersättas med ett system. Kvarto kan stödja beräkningen av leasingskuld och nyttjanderätt utifrån registrerade avtalsuppgifter och bedömningar.

Kvaliteten beror på både avtalsdata och bedömningar. Dokumentera ränta, leasingperiod och incitament och ompröva när standardens kriterier är uppfyllda. En årlig kontroll kan vara en intern rutin, men innebär inte att räntan ska ändras varje år.

Den här artikeln är skriven i informationssyfte och utgör inte redovisnings- eller juridisk rådgivning. För avtalsspecifika frågor och konkreta IFRS 16-beräkningar rekommenderar vi alltid kontakt med revisor.